Gizlilik Politikası
Son güncelleme: 18 Eylül 2026
1. Biz kimiz
WhatsApp Panel, PİVO YAZILIM DANIŞMANLIK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ("PİVO", "biz") tarafından geliştirilen ve işletilen, sigorta acentelerinin müşterileriyle WhatsApp üzerinden yazışmasını sağlayan bir uygulamadır. Uygulama, Meta Platforms tarafından sunulan WhatsApp Business Platform (Cloud API) üzerinden çalışır.
Panelde yazışan her acente, kendi müşterilerinin kişisel verileri bakımından veri sorumlusudur. PİVO, bu verileri acente adına barındıran ve işleyen veri işleyendir. Panelin kendi kullanıcılarına (acente personeli, sistem yöneticileri) ait veriler bakımından veri sorumlusu PİVO'dur.
2. Hangi verileri işliyoruz
- Müşteriler (WhatsApp'tan yazan kişiler): WhatsApp telefon numarası, WhatsApp profil adı, gönderilen ve alınan mesajların içeriği, paylaşılan medya dosyaları (görsel, belge, ses), mesaj zamanı ve iletim durumu, müşterinin yazışma sırasında kendi isteğiyle paylaştığı bilgiler (örneğin teklif için verdiği araç veya kimlik bilgileri).
- Acente personeli ve yöneticiler: kullanıcı adı, ad soyad, rol, giriş ve işlem kayıtları (erişim logu), şifrenin geri döndürülemez özeti (hash).
- Teknik kayıtlar: WhatsApp'tan gelen ham bildirim (webhook) kayıtları ve hata kayıtları.
Uygulama, WhatsApp hesabınızdaki rehbere, diğer sohbetlerinize veya cihazınıza erişmez.
3. Verileri neden ve hangi hukuki sebeple işliyoruz
- Müşteri taleplerini almak, yanıtlamak ve takip etmek (sözleşmenin kurulması ve ifası).
- Sigorta mevzuatından doğan kayıt ve saklama yükümlülüklerini yerine getirmek (hukuki yükümlülük).
- Yazışmaların kim tarafından, ne zaman görüntülendiğini ve yanıtlandığını kayıt altına almak (veri güvenliği, meşru menfaat).
- Acentenin tercih etmesi hâlinde, sıkça sorulan sorulara otomatik ön yanıt üretmek (meşru menfaat; bkz. 5. madde).
Kişisel verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz veya kiralanmaz.
4. Verileri kimlerle paylaşıyoruz
- Meta Platforms: Mesajlar WhatsApp Business Platform üzerinden iletilir. Meta'nın veri işleme koşulları için WhatsApp Business veri işleme eki ve WhatsApp Gizlilik İlkesi geçerlidir.
- Yazıştığınız acente: Mesajlarınız yalnızca yazıştığınız acentenin yetkili personeli tarafından görülür. Acenteler birbirlerinin verilerine erişemez.
- PİVO destek ekibi: Teknik destek gerektiğinde acentenin verilerine sınırlı süreyle erişebilir; her erişim acentenin erişim loguna kaydedilir.
- Yapay zekâ sağlayıcısı: Yalnızca acente otomatik yanıt özelliğini açmışsa, mesaj metni yanıt üretmek amacıyla Anthropic PBC'nin Claude API'sine gönderilir (bkz. 5. madde).
- Yetkili kurumlar: Kanunen zorunlu olduğunda mahkeme, savcılık veya düzenleyici kurumlarla paylaşılabilir.
5. Otomatik yanıt (yapay zekâ)
Acente bu özelliği açtığında, mesai dışı saatlerde veya ilk karşılamada mesajlarınıza otomatik bir asistan yanıt verebilir. Bu durumda mesaj metniniz, yanıt üretmek için Anthropic'in Claude API'sine iletilir; Anthropic bu verileri kendi modellerini eğitmek için kullanmaz. Dilediğiniz an "temsilci" yazarak gerçek bir kişiyle görüşmeyi isteyebilirsiniz. Özellik kapalı olan acentelerde hiçbir veri yapay zekâ sağlayıcısına gönderilmez.
6. Verilerin saklanması ve güvenliği
- Veriler Türkiye'de bulunan, PİVO'nun kontrolündeki sunucularda saklanır.
- Her acentenin verisi veritabanı düzeyinde birbirinden yalıtılmıştır (satır düzeyi güvenlik).
- Erişim jetonları ve API anahtarları şifreli saklanır; iletişim TLS ile şifrelenir.
- Sigorta mevzuatı gereği yazışma kayıtları panelden değiştirilemez ve silinemez; silme yalnızca yetkili bir yönetici tarafından, gerekçesiyle kayıt altına alınarak yapılır.
- Kayıtlar, ilgili mevzuatta öngörülen saklama süresi boyunca tutulur; süre dolduğunda silinir veya anonim hâle getirilir.
7. Haklarınız
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve, uygulanabilir olduğu ölçüde, GDPR kapsamında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme, işlemeye itiraz etme ve zarara uğramanız hâlinde tazminat talep etme haklarına sahipsiniz. Silme talebinin nasıl yapılacağı Veri silme sayfasında açıklanmıştır.
8. İletişim
Talep ve sorularınız için: kvkk@pivo.com.tr
PİVO YAZILIM DANIŞMANLIK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ · pivo.com.tr
Bu politika güncellendiğinde yeni sürüm bu sayfada yayımlanır.
Privacy Policy
Last updated: 18 September 2026
1. Who we are
WhatsApp Panel is an application developed and operated by PİVO YAZILIM DANIŞMANLIK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ("PİVO", "we") that lets insurance agencies communicate with their customers over WhatsApp. It runs on the WhatsApp Business Platform (Cloud API) provided by Meta Platforms.
Each agency using the panel is the data controller for its own customers' personal data. PİVO is the data processor hosting and processing that data on the agency's behalf. For the panel's own users (agency staff, system administrators) PİVO is the controller.
2. What data we process
- Customers (people who message the agency on WhatsApp): WhatsApp phone number, WhatsApp profile name, content of messages sent and received, shared media (images, documents, audio), message timestamps and delivery status, and any information the customer voluntarily provides during the conversation (for example vehicle or identity details for a quote).
- Agency staff and administrators: username, full name, role, sign-in and activity records (access log), and an irreversible hash of the password.
- Technical records: raw webhook notifications received from WhatsApp and error logs.
The application does not access your contacts, your other chats or your device.
3. Why we process data and on what legal basis
- To receive, answer and follow up customer requests (performance of a contract).
- To meet record-keeping and retention obligations under insurance regulation (legal obligation).
- To record who viewed and answered a conversation and when (data security, legitimate interest).
- Where the agency opts in, to generate automatic first-line replies to common questions (legitimate interest; see section 5).
We do not sell or rent personal data to third parties for marketing.
4. Who we share data with
- Meta Platforms: messages are transmitted through the WhatsApp Business Platform, subject to the WhatsApp Business Data Processing Terms and the WhatsApp Privacy Policy.
- The agency you write to: your messages are visible only to authorised staff of that agency. Agencies cannot access each other's data.
- PİVO support staff: may access an agency's data for a limited time when technical support is required; every such access is written to the agency's access log.
- AI provider: only if the agency has enabled automatic replies, message text is sent to Anthropic PBC's Claude API to generate a reply (see section 5).
- Authorities: courts, prosecutors or regulators where required by law.
5. Automatic replies (AI)
When an agency enables this feature, an automated assistant may answer your messages outside working hours or as a first greeting. In that case your message text is sent to Anthropic's Claude API to produce the reply; Anthropic does not use this data to train its models. You can ask for a human at any time by writing "temsilci" (representative). For agencies with the feature disabled, no data is sent to any AI provider.
6. Storage and security
- Data is stored on servers located in Türkiye and controlled by PİVO.
- Each agency's data is isolated at the database level (row-level security).
- Access tokens and API keys are stored encrypted; all traffic is encrypted with TLS.
- Because of insurance regulation, conversation records cannot be edited or deleted from the panel; deletion is performed only by an authorised administrator with a recorded reason.
- Records are kept for the retention period required by applicable law and are then deleted or anonymised.
7. Your rights
Under Turkish Personal Data Protection Law No. 6698 (KVKK) and, where applicable, the GDPR, you have the right to learn whether your personal data is processed, to request information, rectification or erasure, to object to processing, and to claim compensation for damages. How to request deletion is described on the Data deletion page.
8. Contact
Requests and questions: kvkk@pivo.com.tr
PİVO YAZILIM DANIŞMANLIK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ · pivo.com.tr
When this policy changes, the new version is published on this page.